在ERP項(xiàng)目中,要做到在項(xiàng)目實(shí)施的未雨綢繆,不會(huì)出現(xiàn)亡羊補(bǔ)牢的情況就需要項(xiàng)目管理和實(shí)施人員在項(xiàng)目推進(jìn)過程中隊(duì)下面的階段進(jìn)行預(yù)測(cè),把握好發(fā)展的趨勢(shì),掌握項(xiàng)目的主動(dòng)權(quán)。下面就提出一些建議,供大家討論。希望對(duì)大家有用。
一、要考慮每一個(gè)項(xiàng)目階段普遍存在的問題
ERP項(xiàng)目可以根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度,分為項(xiàng)目立項(xiàng)、需求調(diào)研、業(yè)務(wù)流程重組、模擬運(yùn)行、并向運(yùn)行、正式上線等幾個(gè)階段。其實(shí)不同的企業(yè),雖然有各自的特性,但是也存在著一些普遍的問題。有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理員,對(duì)各個(gè)階段普遍存在的問題有深入的了解。此時(shí)他們就可以預(yù)先采取措施,針對(duì)這些問題采取應(yīng)對(duì)措施。而不會(huì)等到問題真的發(fā)生了,再來(lái)解決。掌握各個(gè)階段所存在的普遍問題就是做好ERP項(xiàng)目未雨綢繆的首要工作。
如以業(yè)務(wù)流程重組為例,可能存在著如下幾個(gè)共性的問題。
1、企業(yè)對(duì)于自身的流程過于自信。
由于缺乏外在的參考,用戶會(huì)認(rèn)為自己所采用的流程是合理的,要求系統(tǒng)的安全按照自己的流程來(lái)走,排斥業(yè)務(wù)流程重組。針對(duì)這種障礙,實(shí)施顧問該如何應(yīng)對(duì)?筆者認(rèn)為,實(shí)施顧問應(yīng)該將企業(yè)現(xiàn)在使用的業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行對(duì)比,向用戶說(shuō)明如果繼續(xù)沿用企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程,可能存在這些風(fēng)險(xiǎn)。利用具體的數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話,而不是片面的強(qiáng)調(diào)讓用戶遵循系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程。企業(yè)管理者上ERP系統(tǒng)也是為了改善企業(yè)現(xiàn)有的管理水平。如果他們能夠切實(shí)的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程存在的漏洞,相信他們能夠欣然的接受新的流程。
2、新流程的從接受到熟悉需要有一個(gè)過程。
企業(yè)使用了ERP系統(tǒng)的新流程之后,由于不熟悉等原因,比較容易出差錯(cuò)。如果實(shí)施顧問能夠意識(shí)到這個(gè)問題,那么就可以采取一些未雨綢繆的措施。如在模擬運(yùn)行時(shí),會(huì)有針對(duì)性的多設(shè)計(jì)一些新流程的業(yè)務(wù)。讓用戶多操練幾次,以熟悉新的流程。在后續(xù)并向運(yùn)行時(shí),也會(huì)指導(dǎo)項(xiàng)目管理員,多多跟蹤這些新的流程,以督導(dǎo)用戶按新流程來(lái)操作,避免舊病復(fù)發(fā)。
3、提醒用戶更改原有的管理制度。
通常情況下企業(yè)在上ERP項(xiàng)目之前,已經(jīng)有完整的業(yè)務(wù)流程文檔。在實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí),如果對(duì)原有的流程做出了新的調(diào)整,那么就一定要及時(shí)調(diào)整原先的業(yè)務(wù)流程文檔,做到讀、寫、做一致。以免在后續(xù)培訓(xùn)時(shí),出現(xiàn)互相矛盾的地方。
以上提的這些內(nèi)容都是在業(yè)務(wù)重組環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的事情。項(xiàng)目管理員只要能夠意識(shí)到這些內(nèi)容,那么就可以在項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)中,采取預(yù)防措施來(lái)避免這種情況?,F(xiàn)在不少ERP軟件提供商提出了標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的口號(hào)。其實(shí)其核心的內(nèi)容就是將每個(gè)環(huán)節(jié)必須要做的內(nèi)容以書面的形式規(guī)定下來(lái)。與筆者談的思想是一致的。
二、與用戶溝通時(shí)可能存在誤解
人與人的溝通,由于文化背景的差異,往往會(huì)存在誤解。A說(shuō)的話,B聽起來(lái)可能是另外一種含義。在日常生活中,這種情況也非常普遍。針對(duì)這種情況,實(shí)施顧問或者項(xiàng)目管理員,應(yīng)該采取什么樣的未雨綢繆的措施呢?筆者認(rèn)為可以采取如下應(yīng)對(duì)措施。
1、盡量采取更多的輔助證據(jù)。
如在需求調(diào)研過程中,用戶會(huì)提出各種各樣的報(bào)表要求。如果只憑用戶說(shuō),實(shí)施顧問記,可能記不全,或者會(huì)對(duì)用戶說(shuō)的內(nèi)容存在歧義。此時(shí)就應(yīng)該采取更多的輔助證據(jù)。如用戶已經(jīng)有現(xiàn)成的報(bào)表了,那么可以像他們要一份。如果沒有的話,那么可以讓用戶先在Excel表格中設(shè)計(jì)好然后再給我們。有時(shí)候用戶說(shuō)了一個(gè)小時(shí),說(shuō)的口干舌燥,還不如一份表格能夠說(shuō)明問題。
2、說(shuō)完后讓用戶進(jìn)行重新確認(rèn)。
在收集用戶的需求時(shí),即使對(duì)于同一個(gè)問題,大家你一言、我一言,會(huì)提出各自的需求。但是有可能會(huì)有相互矛盾的地方,或則說(shuō)可能某些內(nèi)容還沒有考慮到。筆者在進(jìn)行需求調(diào)研時(shí),會(huì)將用戶的需求都一五一十的記錄下來(lái),整理好。然后再讓用戶去簽字確認(rèn)。
用戶在簽字時(shí),會(huì)對(duì)自己所說(shuō)的內(nèi)容再梳理一遍。有不準(zhǔn)確的地方可以進(jìn)行及時(shí)修改或者有歧義的地方進(jìn)行再次確認(rèn)。這就相當(dāng)于一個(gè)審核的過程。通過這個(gè)確認(rèn),可以在一定程度上消除溝通上的誤區(qū),讓實(shí)施顧問了解用戶內(nèi)心的真實(shí)意圖。
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